Основы организации документооборота. Понятие «документооборот».

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

Тексты документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Организация работы с документами - это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В организации документооборота можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Инструкция по делопроизводству предприятия разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом должны быть установлены бланки различных документов предприятия с образцами их заполнения;

номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

сроки хранения документов и файлов;

порядок регистрации документов;

правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;

сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

правила формирования и оформления дел;

порядок временного изъятия из дела и вставка вместо изъятого документа карточки-заменителя с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

- порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;

- порядок уничтожения файлов;

методическое руководство работой с документами, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.