Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 17 September 2001 (17 сентября 2000).

Адресат («внутренний адрес») (Inside Address). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится рекомендация лишь придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица);

) имя (имена), фамилия, приставка к имени;

) занятие, функция, по адресу (через);

) пункт доставки;

) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

) название территории или провинции и/или название страны.

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

) название организации;

) указание на род деятельности или изделия;

) название отдела или подразделения организации;

) пункт доставки;

) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и/или название страны.

Указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line). Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка - указание на конкретное лицо - помещается отдельной строкой под адресом. Например: Attention: Mr. A.Johnson или Attention of: A.Johnson или For the Attention of Mr. A.Johnson.

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: Attention of the Sales Manager или Attention - Sales Department.

Вступительное обращение (Salution). В деловых письмах используются следующие обращения:

«Уважаемые господа» (Dear Sirs, Gentlemen (в США))

к организации в целом;

«Уважаемый господин» (Dear Sir) - к мужчине,

если неизвестно его имя;

«Уважаемая госпожа» (Dear Madam) - к женщине, если неизвестно ее имя;

«Уважаемый г-н Адаме» (Dear Mr. Adams) - к мужчине;

«Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Mrs. Adams) - к замужней женщине;

«Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Miss Adams) - к незамужней женщине;

«Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Ms. Adams) - к женщине, если неизвестно ее семейное положение;

«Дорогой Майкл» (Dear Michael) - к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма (Subject Line) включает краткое его содержание. Например: «О приостановлении поставок», «О заключении договора».

Основной текст письма (Body of the Letter). Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н .») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

Заключительная формула вежливости (Complementary Close). В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: «С уважением.» (Yours faithfully. Faithfully yours); «Искренне Ваш» (Yours truly. Truly yours. Yours very truly); «Hauлучшие пожелания» (Best wishes).

Подпись (Signature). В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

Перед подписью может стоять отметка «p.p.» - «за», от имени», или «Per pro» - «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письмa от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений (Enclosure). В письмax зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение дно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Возможно сокращенное обозначение: Enсl. или Еnс. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.