Особенности оформления корреспонденции по внешнеэкономической деятельности

Внешнеэкономическая деятельность предприятий - это сфера хозяйственной деятельности, связанная с международной производственной и научно-технической кооперацией, экспортом и импортом продукции, выходом предприятия на внешний рынок [2, C. 48].

В России до самого последнего времени велась по сути дела внешнеторговая деятельность, а не внешнеэкономическая, включающая помимо внешней торговли технико-экономическое и научно-техническое сотрудничество. Наиболее рациональными и эффективными формами научно-технического сотрудничества являются создание общих научно-технических центров, бюро, лабораторий для использования новейших научно-технических идей; совместные эксперименты; совместные изыскание и изучение зарубежного опыта в области организации производства и труда.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма - запросы, предложения (оферта), письма - рекламации и ответы на эти виды писем.

Коммерческий запрос - это документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

В запросе указывают, наименование товара (услуги) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марку, цвет, сроки поставки и условия платежа.

Коммерческий запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

При ответе за запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю необходимое предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию [5, C. 52]:

о принятии запроса к рассмотрению;

о выяснении возможностей поставки товара;

об отказе поставить товар;

об изменении условий запроса.

Предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

Рекламация - это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушений принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении [4, C. 103]:

качества товара (несоответствие качеству, указанному в контракте);

количества товара (недокомплектация);

сроков поставки (просрочка в поставке товара);

упаковки и маркировки;

платежа;

других условий контракта.

Рекламация содержит следующие основания для предъявления претензии:

доказательства - ссылки на нормативные акты, акт экспертизы, акт приемки и др.;

требование стороны, предъявляющей претензию;

требование замены некачественного товара;

требование уценки товара, возврата части уплаченной суммы;

требование допоставки недостающего количества товара;

требование увеличения скидки с общей стоимости товара;

требование расторжения контракта и возмещения убытков.

Рекламация предъявляется в письменной форме - заказным письмом - с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

Рекламации в отношении качества товара предъявляются в течение 6 месяцев с даты поставки, в отношении количества товара - в течение трех месяцев, в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

При составлении текста рекламации используют следующие стандартные выражения [8, C. 69]:

. «Мы официально заявляем Вам рекламацию на…»

. «Направляем Вам рекламацию в связи с…»

. «Наш заказчик предъявляет Вам претензию…»

. «К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, то партия…товара в количестве…не соответствует условиям контракта №…»

В ответе на рекламацию сообщается о том, что информация принята к рассмотрению, претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения), денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платежного поручения). Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу (телеграмма посланная по телетайпу) при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.