Эффективность управления и применения САДЭД

Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

Анализ соотношения цена/польза - это логическая процедура оценки соотношения плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого из альтернативных вариантов. Плюсы и минусы можно определять с точки зрения подающихся или неподдающихся численной оценке - или осязаемых и неосязаемых - факторов.

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

Внедрение СЭД обеспечивает:

Þ Скорость предоставление услуг;

Þ Себестоимость предоставления услуг;

Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

Þ Качество услуг;

Þ Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.

На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;

Þ Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.

Þ Ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.

Þ Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;

Þ Улучшение контроля над исполнением документов;

Þ Повышение безопасности документов;

Þ Повышение сохранности и удобства хранения документов;

Þ Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

Þ Подготовка стандартных отчетов о движении документов и объеме документооборота занимает несколько секунд;

Þ Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;

Þ Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.

Þ Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота складывается из составляющих которые можно достаточно легко рассчитать зная объем документооборота предприятия и из составляющих которые определяются экспертной оценкой: