Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

3.9.2 Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Защита служебной и коммерческой тайны (КТ) от неправомерных посягательств может осуществляться на основе норм гражданского, административного либо уголовного права.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

· разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенные к КТ;

· ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

· ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

· использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

· осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

· не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;

· соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ;

· не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;

· не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечне сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом. Примерный перечень сведений, составляющих КТ предприятия, приведен ниже.

Приложение

к приказу директора 000

от 08.08.2001 №

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ,

составляющих КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

000 «Перекоп»

Сведения о новых технологиях, «ноу-хау»

Структура и методы управления

Сведения о финансовой деятельности

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма

Объем производства продукции (в месяц, квартал, год)

Наименования фирм-контрагентов

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год

Распределение прибыли

Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами

Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг

Степень заинтересованности в приобретении товаров или услуг

Заработная плата сотрудников предприятия

Характер, репутация и другие данные о персонале предприятия

Регионы сбыта продукции

Направления маркетинговых исследований предприятия

Директор Подпись Г.И. Артамонов

М.П.

Приказом руководителя организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Если сведения из «Перечня .» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

3.9.3 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Для сохранения коммерческой тайны (КТ) в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.