Аудит кадровой документации в ООО «СИМС»

Кадровая документация в ООО «СИМС»

В компании ООО «СИМС» нет отдела кадров и специалиста по кадрам, поэтому всю документацию ведет бухгалтер по расчету заработной платы, а по совместительству исполняющий обязанности инспектора по кадрам.

Основными функциями инспектора по кадрам является:

издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

оформление, учет и хранение трудовых книжек;

формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

ведение учета представления ежегодных отпусков;

подготовка статистических отчетов;

обеспечение руководства необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;

Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в кадровой службе используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника";

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-7 "График отпусков";

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-10 "Командировочное удостоверение";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в ООО «СИМС» (указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем).

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы: (заявление о приеме на работу с подписью директора; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний).

На основании этих документов оформляется приказ о приеме на работу. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда.

Заполняется личная карточка Т-2. Для этого необходимы следующие документы работника: (паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный налоговый номер; приказ о приеме на работу).

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы ООО «СИМС», а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы.

Например:

Книга учета приказов:

О приеме;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

О переводе;

Об увольнении;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

Книга учета личных заявлений сотрудников;

Книга учета сотрудников принятых на работу;

Книга учета сотрудников уволенных с работы;

И другие.

Другой особенностью в деятельности делопроизводства в ООО «СИМС» является способ хранения документации.

Хранению документов в ООО «Норд» подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой работы.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников ООО «СИМС». В обязанности ИО инспектора отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранятся трудовые книжки в специальном ящике, который находится в металлическом шкафу. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этом же шкафу и таком же ящике хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.